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Gestão de custos: os principais erros que você deve evitar

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Gestão de custos é uma dessas grandes e inevitáveis conversas do mundo da administração de empresas. Conhecer, controlar e gerir suas despesas operacionais é uma das etapas mais importantes na missão de garantir a saúde financeira do seu negócio e, assim, fazer do lucro e do crescimento parte da sua rotina como empresário ou gestor.

Este é o tema da vez aqui no Blog da FortBrasil: os erros mais comuns da gestão de custo e como ficar longe deles. Falamos sobre custos fixos e variáveis, fluxo de caixa, economias que custam caro e até vaidades. Confira!

Desconhecimento dos custos 

Não existe boa gestão de custos — nem gestão financeira empresarial num todo — se você não sabe exatamente e item por item, para onde seu dinheiro está indo. O primeiro ponto para iniciar essa conversa é fazer um levantamento completo dos seus custos. Comece pelos fixos:

  • aluguel;
  • contas de água, luz, internet etc;
  • salários;
  • fornecedores;
  • gastos de escritório;
  • assinatura de softwares.

É claro que contas como luz e água tendem a sofrer certa variação mês a mês, mas dentro de certa média estável — se isso não acontece, é razoável supor que há algo de errado. Parta, em seguida, para os gastos que são variáveis, como impostos sobre mercadoria, comissão de vendedores e, então, gastos eventuais previsíveis, como o 13º salário. Ter clareza sobre seus custos operacionais é o passo zero da sua gestão.

Precificação malfeita

Qual sua estratégia competitiva? Qual sua análise, hoje, das forças competitivas que impactam o preço dos seus produtos? Você quer operacionalizar um custo menor que seus concorrentes ou se diferenciar na qualidade do serviço? Todas essas perguntas são parte de uma mesma conversa: precificação. 

Se você conhece bem seus custos, como falamos no item acima, já é meio caminho andado para uma precificação bem-feita. Nós temos outro artigo, aqui no Blog da FortBrasil, sobre o assunto e vale a pena dar uma olhada. 

Gestão de estoque ruim

Seu estoque é um dos maiores ativos do seu negócio e parte do seu capital de giro: é um dinheiro que você já gastou e precisa, agora, vender para vê-lo retornar com lucro. Uma logística deficiente do seu estoque pode ser um grande inimigo da sua gestão de custos, especialmente se você trabalha com produtos perecíveis e está em ramos como supermercados ou farmácias.

Perda constante de produtos no vencimento é o sinal de alerta de que algo não está certo no seu estoque e você poderia reduzir custos. A dica é profissionalização e tecnologia. Existe, hoje, uma grande oferta de ERPs pensados para varejos de todos os portes e, certamente, há um software desses que se encaixa às necessidades do seu negócio. 

Más práticas com seu fluxo de caixa

A lista de práticas ruins que podem se tornar um problemão é grande, mas dois clássicos são acreditar que ativo e dinheiro são a mesma coisa e crer que tudo bem deixar dinheiro parado. 

Sobre o primeiro caso, é importante lembrar que sua prioridade número um é honrar seus compromissos mínimos (os gastos fixos, basicamente) e manter seu negócio funcionando. Seu estoque ainda não se converteu em dinheiro e não é uma boa ideia dar como certo e comprometer esse ou aquele montante a receber. Se você vende a prazo (e mais ainda se trabalha com crediário próprio), lembre-se de que a inadimplência está sujeita a uma série de variáveis fora do seu controle (como fatores macroeconômicos).

O segundo ponto é que você provavelmente não deixa seu dinheiro pessoal desvalorizando parado em conta-corrente ou, pior, em espécie em um cofre, então, não faça o mesmo com o seu caixa. Existem ótimas opções de investimentos seguros e de liquidez total (que você pode retirar a qualquer momento). Dinheiro parado é divisa sendo corroída pela inflação. Dinheiro aplicado é esse mesmo juros trabalhando a seu favor. Já abordamos por aqui 4 investimentos para PJ e suas tributações, não deixe de conferir. 

Gastos vaidosos

Na vida pessoal, se as finanças vão bem é comum passarmos a nos permitir alguns luxos, comer em restaurantes melhores ou comprar aquele perfume importado; nos negócios, muitas das vezes, não é diferente, e tudo bem — até um certo ponto. É importante fazer um exercício recorrente de olhar para os custos operacionais da empresa e pensar se eles são condizentes com o momento financeiro da companhia.

Se você gasta hoje um parte elevada do seu orçamento de marketing com TV e rádio, por exemplo, tome um tempo para olhar para as métricas que indicam o sucesso (ou não) dessa estratégia. Você poderia alcançar resultados parecidos, gastando menos, no digital? 

Alugar um escritório administrativo em um desses prédios chiques e espelhados no centro comercial da sua cidade é realmente um diferencial para seu negócio? É fácil nos perdermos em investimentos que são mais sobre nossas vaidades pessoais do que sobre os potenciais retornos que eles podem trazer. Olhar para os gastos de escritório e pequenos luxos do dia a dia do negócio vez ou outra é uma ótima prática. 

Economias que saem caro

Você provavelmente não abastece seu carro no posto que vende a gasolina mais barata da cidade, pois a economia na bomba pode sair bem cara lá na oficina, certo? Preço e custo-benefício são coisas distintas e não é porque você pode fazer algo por conta que deva fazê-lo.

Automatizar e profissionalizar é quase sempre uma ótima ideia. Além dos já citados softwares de ERP, vale a pena apostar em um bom CRM e assessoria contábil e jurídica de ótima qualidade. Sua economia de anos nessas áreas pode ir por água abaixo, e com juros, em um processo trabalhista ou uma multa do Leão.

Conhecer seus custos, cuidar do estoque com dedicação e processos, adotar boas práticas de precificação e investir em profissionalização é o beabá da boa gestão de custos — e a fundação sobre a qual se constrói um empresa saudável. 

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