gestão de documentos gestão de documentos

Gestão de documentos: o que é preciso para fazê-la de forma efetiva?

6 minutos para ler

Como está hoje a gestão de documentos do seu negócio? Quando você precisa encontrar aquele extrato, nota fiscal ou cadastro específico quanto tempo leva? Está tudo no papel ou a alguns cliques de distância no computador? 

Gestão de documentos — seja para arquivos digitais, seja em papel — é uma dessas áreas de uma empresa que comumente acaba sendo negligenciada. As coisas vão sendo empurradas até o dia que alguém para para pensar em toda a produtividade perdida e no risco causado pela bagunça. Se você quer ficar por dentro das melhores práticas, venha com a gente e entenda em sete tópicos simples o que você pode fazer para virar esse jogo. 

Digitalizar o máximo de documentos possível

Vamos começar pelo básico. Se pode ser digitalizado, digitalize. Alguns documentos (fichas cadastrais em papel, por exemplo) não têm valor legal, então podem ser mantidos apenas no ambiente digital. 

Outros, que precisam da guarda do papel, podem ser arquivados quando digitalizados — facilitando o armazenamento, diminuindo o contato físico etc. O resumo da ópera é que, em todos os casos, digitalizar um documento e tê-lo disponível nos computadores da empresa é uma ótima ideia. Se já utiliza um CRM vale aproveitar a situação para muni-lo de informações valiosas para o software. 

Criar a cultura e rotina de digitalização 

Após o primeiro esforço é essencial criar uma rotina de digitalização. Isso pode ser tratado tanto como uma obrigação de todos na empresa quanto como uma atividade periódica de um funcionário responsável por realizar o processo, por exemplo, semanalmente, a depender do volume de entrada. 

Lembre-se de que documentos em papel estão sujeitos a acidentes e intempéries (fogo, água), os quais não seriam um problema se digitalizados devidamente — e já falamos mais disso. 

Investir em uma assinatura digital

Em médio prazo, outra ótima opção é passar a trabalhar com assinaturas digitais. Apesar de muita gente não saber, o Brasil conta com uma cadeia hierárquica completa de certificados digitais e, em posse de um, é possível assinar qualquer documento digitalmente — e com total validade e equiparação jurídicas à assinatura manuscrita com firma reconhecida em cartório. Ou seja, além de diminuir a papelada é possível economizar com gastos cartorários. 

Para fins de assinatura, os certificados são de dois tipos: o e-CPF e o e-CNPJ. Como o nome sugere, um é a versão digital do CPF do portador (e permite assinar como pessoa física) e outro seu equivalente jurídico. Você pode aprender mais a respeito no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, responsável pela área. 

Fazer backups de arquivos rotineiramente

Digitalizados, o próximo passo na sua gestão de documentos é garantir que você tem o backup de todos eles. Uma das vantagens de ter o arquivo eletrônico de todos os documentos, como comentamos, é que eles não estarão sujeitos a serem perdidos por mau uso ou acidentes.

Para isso, no entanto, não basta que os arquivos estejam em hardwares (computadores, pen drives, HD externos). A dica é subir tudo para a nuvem. Empresas como Google, Amazon, Dropbox, entre outras, oferecem serviços de armazenamento do tipo. Esses são gratuitos até uma certa quantidade de espaço e é cobrada uma mensalidade a partir desse máximo. Além da segurança, os documentos estarão disponíveis para acesso remoto a todos que tenham acesso às pastas compartilhadas.

Desenvolver um padrão para nomeação de arquivos

Se até agora falamos mais de armazenamento do que de gestão propriamente, vamos partir para a fase dois. Seja em papel ou arquivos digitais, o desafio muitas das vezes é que quando é preciso encontrar um documento isso se torna um epopeia, ninguém sabe onde está, qual pasta ou arquivo e a perda de tempo é enorme — e, sabemos, tempo é dinheiro.

Nesse sentido, o primeiro passo é pensar com cuidado no processo de nomeação e criar padrões que todos que lidam com os documentos consigam entender. Notas fiscais eletrônicas de compras e vendas e fichas de cadastro, por exemplo, não podem estar jogadas em um mesmo arquivo físico ou pasta nos computadores e, pior ainda, com nomes aleatórios. 

Crie padrões simples e intuitivos. As notas fiscais eletrônicas podem ser sempre marcadas com o nome do arquivo começando em “nfe.”, seguido pela data — “130320” para 13 de março de 2020, por exemplo. A partir disso, é possível criar lógicas internas e subpastas. Pode parecer difícil de começar, mas o ganho de tempo é incrível. 

Considerar a temporalidade de documentos

Aqui, a questão é bastante técnica e comumente foge ao conhecimento do empresário. Documentos legais têm um ciclo de vida e um prazo de guarda — basicamente, o período de tempo que você deve guardá-lo. Cartões de ponto podem ser eliminados após cinco anos; atestados de saúde, 20 anos após o desligamento do trabalhador. 

O tema é complexo e erros podem custar caro, então vale a pena, se você for lidar com isso por conta própria, tirar um tempo para estudar com atenção a legislação vigente. A boa notícia é que o Arquivo Nacional tem um documento supercompleto a respeito

Se for o caso, contrate um profissional ou terceirize

Tudo isso que abordamos ao longo do artigo pode ser um trabalho de alguns dias ou extremamente complexo e sensível. Depende do tamanho da sua empresa e do estado atual da sua gestão de documentos. Em alguns casos, a dica mais responsável é procurar a ajuda de um profissional. 

Para lidar com a papelada, criar padrões espaciais e de nomeação e guiar você ao encontro das melhores práticas, é possível contar com a ajuda de biblioteconomista ou arquivologista profissional. Já para auxiliar na gestão digital disso tudo, um caminho pode ser contar com um serviço de BPO, ou Business Process Outsourcing, empresas que oferecem serviços de terceirização em processos. 

Ufa! É muita coisa, mas lembramos que gestão de documentos é algo sério e a perda ou destruição de documentos pode custar caríssimo. E se você gostou deste artigo e quer receber o melhor do Blog da FortBrasil diretamente no seu e-mail, assine nossa newsletter e não perca nada!

Posts relacionados

Deixe um comentário