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Gestão de fornecedores: importância e como fazê-la

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Não importa seu ramo de atuação: a gestão de fornecedores é parte integrante da rotina do empresário. O varejista, mais ainda, conhece de perto os ônus e bônus de lidar com fornecedores; os bons fechamentos que nos fazem ganhar o dia e aquele atraso na entrega que causa desespero.

“Fornecedor é toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividade de produção, montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços.” Código de Defesa do Consumidor

Na administração de empresas, é exatamente a gestão de fornecedores a área responsável por transformar essa relação em algo profissional, guiado mais por processos e menos pela intuição. Neste artigo, falamos da importância da gestão de fornecedores e damos algumas dicas para você otimizar a sua. Confira.

Importância da gestão de fornecedores

São vários os porquês para você investir tempo e estudo em melhorar sua gestão de fornecedores, mas o principal é que isso afeta diretamente quem mais importa, seu cliente final. A gestão de fornecedores e de estoque são partes de uma mesma conversa e as consequências dos erros também são parecidas — e vamos falar mais sobre isso adiante. 

Rompimento na gôndola e excesso de produtos em estoque são duas situações que, muitas das vezes, podem ser solucionadas trabalhando de maneira mais hábil seus processos na hora de lidar com fornecedores. Atrasos constantes nas entregas, compras que pareciam acertadas no fechamento e se revelam um erro e fornecedores que somem do mapa no pior momento possível: se um ou mais desses cenários são comuns para você, fique com a gente e veja nossas dicas para uma gestão mais eficaz.

Dicas para uma gestão eficaz 

Cada negócio tem suas particularidades. A rotina de gestão de fornecedores é mais intensa em um supermercado do que em uma sapataria, por exemplo. De toda forma, alguns passos podem ser observados por todo varejista. Vamos conferir. 

Comece com sua gestão e seus processos

Antes mesmo de olhar para seus fornecedores, é importante se certificar de que o problema não está, na verdade, nos seus processos, especialmente na gestão de estoque. 

Se você, por exemplo, não trabalha com um bom ERP (Sistema integrado de gestão empresarial) e não tem sua frente de caixa bem conectada ao seu estoque, com quantidades mínimas de produtos estipuladas, pode se tornar comum você se pegar ligando para os fornecedores, fazendo pedidos extraordinários com prazos de entrega irrealizáveis. Além das consequências naturais que isso tem para seu negócio, também é algo que desgasta sua relação com os vendedores e prestadores de serviço.

Construa relações

Algumas das suas compras podem até rodar de maneira automática a essa altura, mas o contato direto com representantes comerciais, seja pessoalmente, seja por telefone, certamente ainda faz parte do seu cotidiano. É aí que entra uma das expressões da moda em meio empresariais: soft skills, suas competências mais subjetivas e intrinsecamente humanas.

É importante estabelecer boas relações com seus fornecedores e tratá-los como uma parte importante do sucesso do seu negócio — como de fato são —, sem perder a capacidade de tomar decisões difíceis nem ficar refém de um ou outro profissional ou empresa. Crie canais de diálogo consistentes e claros, informe-os sobre mudanças de rumo ou estratégia, ouça o que eles têm a dizer e dê feedbacks efetivos sobre o que está funcionando ou não.

Troque o feeling por métricas e planejamento

No varejo, mesmo em redes e lojas de grande porte, ainda é comum uma mentalidade arriscada em que decisões são tomadas baseadas mais no feeling (a experiência, os anos de balcão) do gestor do que em dados tangíveis. 

Basicamente, adote processos altamente profissionais: monte um planejamento estratégico, use ferramentas estratégicas modernas, tenha indicadores e certifique seus fornecedores. No meio empresarial muito se fala em construir culturas organizacionais data-driven (guiadas por dados), e você só tem a ganhar seguindo esse caminho

Critérios para avaliar seus fornecedores

Experimente começar dividindo seus produtos — ou seus produtos principais — em dois grandes grupos: fornecedor único e múltiplos fornecedores. 

No primeiro, coloque aqueles itens ou serviços que você não tem a opção de adquirir de outra fonte, por exemplo, uma grande marca que tem uma única representação comercial atendendo a sua região e sua única opção seria parar de vender aquele produto. No segundo grupo, inclua o que pode ser adquirido de duas ou mais fontes diferentes — seu material de escritório, por exemplo, provavelmente pode sofrer uma alteração de fornecedor sem grandes consequências. 

Seu poder de barganha é invariavelmente maior com os produtos e serviços de múltiplas fontes, o que não quer dizer que você deva trocar de fornecedor apenas porque um concorrente ofereceu certo produto ou serviço mais barato: preço mais baixo e o melhor custo-benefício são coisas distintas. Às vezes, o barato sai caro, e só é possível equacionar isso por meio de dados. Mantenha sempre registros dos seus fornecedores quanto a:

  • cumprimento dos prazos combinados;
  • correção das entregas (produtos e quantidades) em relação ao pedido;
  • correção da nota fiscal em relação à entrega.

De nada adianta um fornecedor que vende a preço menor se ele frequentemente estourar prazos, realizar entregas com produtos faltantes ou representa um risco por incapacidade técnica de cumprir processos fiscais básicos. Busque sempre o melhor custo-benefício, mesmo que isso não signifique o melhor preço.

Certifique seus fornecedores

Se você quiser dar um passo a mais na sua gestão de fornecedores, então é necessário falar sobre certificação, uma prática comum em negócios de grande porte. Você pode tanto criar seus próprios critérios de certificação como adotar parâmetros já estabelecidos como a norma ISO 9001/2015.

Caso crie uma certificação própria, do zero. É importante colocar isso como um projeto dentro do seu planejamento e estipular prazos, responsáveis, orçamento e, se for o caso, contar com uma consultoria. Nesse sentido, a ideia básica é certificar que seus fornecedores (começando pelos mais importantes, ditos estratégicos) têm os mesmos padrões de compliance que seu negócio e são confiáveis o bastante para exigir menos atenção quanto ao cumprimento do que é acordado. 

O objetivo principal de certificar um fornecedor é, normalmente, diminuir custos em longo prazo — dispensando uma série de vistorias e revisões em entregas, por exemplo —, mas certificar publicamente outra empresa não é algo que pode ser feito sem uma investigação extensiva. 

Esse fornecedor está alinhado com seus padrões de responsabilidade ambiental? E quanto a questões como trabalho infantil e/ou análogo à escravidão? Este paper da MS Competitivo, organização sul-mato-grossense de incentivo às boas práticas de gestão empresarial, é um bom ponto de partida para pensar uma certificação própria. 

Gestão de fornecedores, afinal, é uma questão de redução de custos, atender melhor seu cliente e, assim, aumentar seus ganhos. E se você gostou deste conteúdo trazido a você pela FortBrasil, então assine nossa newsletter e receba em seu e-mail uma seleção com o melhor do blog.

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