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Gestão de tempo: ferramentas e técnicas para aumentar sua produtividade

6 minutos para ler

Você já teve a sensação que as 24 horas do dia simplesmente não são tempo o bastante? Ou, então, aquele desespero que bate quando vemos nossas tarefas se acumulando em um ritmo bem maior do que nossa capacidade de realizá-las? Se momentos como esse vêm fazendo parte da sua rotina, investir em ferramentas de gestão de tempo é ótima ideia.

Se, por um lado, as distrações nunca foram tão grandes (quanto tempo conseguimos passar sem checar as notificações do celular?), por outro, nossas obrigações e afazeres não dão sinais de que diminuirão.

As 5 ferramentas e modelos que trazemos neste artigo são algumas das mais populares entre gestores do mundo todo e podem ajudar você em questões que vão desde como dividir melhor seu tempo até entender em quais tarefas deve botar a mão na massa e quais deve delegar para outros colaboradores. 

Acompanhe cada tópico com atenção e dê uma guinada na sua produtividade!

1. Matriz de Eisenhower

A ideia dessa técnica é dividir todas as suas tarefas dentro de um quadrante, a partir de duas variáveis: importância e urgência. Assim, você verá suas tarefas em quatro grupos distintos:

  • se é importante e urgente, faça já;
  • se é importante, mas não urgente, decida quando fazer, marcando na agenda, por exemplo;
  • se não é importante, mas é urgente, delegue para outra pessoa;
  • se não é nem urgente nem importante, simplesmente delete da sua lista de afazeres ou deixe para quando você tiver um tempo livre.

Simples, não? Mas experimente dividir suas tarefas do dia dentro do modelo (que pode ser feito a mão e é supersimples) e você pode acabar se apaixonando. Confira um modelo nesta imagem

2. Método GTD (Getting Things Done) 

Em 2001, o norte-americano David Allen publicou um livro que chegou ao Brasil com o título de “A Arte de Fazer Acontecer – Estratégias para Aumentar a Produtividade e Reduzir o Estresse”. 

Especialista em técnicas de produtividade, o livro de Allen se tornou um sucesso por focar uma estratégia que tem como objetivo deixar o nosso cérebro livre do peso de guardar informações demais. Com elas armazenadas em outro lugar, podemos ter ideias e executar tarefas e projetos. Vamos aos 5 passos básicos do Método GTD.

Coletar

Em um documento de texto no computador, um caderno ou aplicativo, escreva tudo que você precisa fazer: reuniões, projetos pessoais ou profissionais, relatórios, situações que precisam ser resolvidas, um filme a que você quer assistir. Essa é sua caixa de entrada.

Processar

Agora, você vai dividir tudo que foi anotado em dois grandes grupos: o que exige uma ação sua e o que não exige. Tudo aquilo que você concluir não precisa de uma ação imediata, faça uma dessas coisas:

  • exclua, se você acha que é algo que não vá realmente fazer um dia e colocou só por colocar;
  • coloque em uma lista de ‘um dia/talvez’ o que você quer fazer, mas não tem um prazo, como aprender a tocar um instrumento, por exemplo;
  • faça uma segunda lista com referências, como livros que você quer ler.

Passe agora para aquilo que pede uma ação da sua parte:

  • se demorar menos que 2 minutos, pare o que você está fazendo e faça já;
  • se precisa ser feito, mas não necessariamente por você, delegue;
  • o que sobrou e precisa ser feito, agende dia e hora;
  • o que for grande demais para ser agendado coloque em uma lista de projetos.

Organizar

É hora de dar clareza às suas atividades com uma dose extra de organização. Separe o que é profissional daquilo que é pessoal, por exemplo. Você também pode dividir suas atividades profissionais entre aquelas que devem ser feitas presencialmente e as que podem ser resolvidas do computador.

Revisar

Pelo menos uma vez por semana, volte às suas listas e descubra o que mudou de status. Algo que você marcou como um “um dia/talvez” e que possa ser agendado ou deletado, por exemplo; o que você delegou, foi concluído e pode ser excluído ou novas atividades e projetos que surgiram.

Faça

Tudo isso não pode ficar na conversa, certo? Então, apegue-se à sua lista e execute suas tarefas.

3. 5W2H

Sabe esses projetos maiores que falamos acima? Eles são os mais difíceis de realizar e podem facilmente se perder, seja por falta de tempo ou delimitação dos responsáveis. A Ferramenta 5W2H vem para ajudar a transformar esses projetos em realidade.

A ideia é que você comece respondendo às 7 perguntas que dão o nome ao método:

  • o que será feito (what);
  • por que será feito (why);
  • onde será feito (where);
  • quando será feito (when);
  • quem fará (who);
  • como fará (how);
  • quanto custará (how much).

Com a resposta dessas 7 questões, você consegue sair de uma abstração (“montar um plano de expansão”, por exemplo) e ter informações muito mais concretas sobre responsáveis, prazos e valores. 

4. Técnica Pomodoro

Sabe quando você promete a si mesmo que vai ser mais produtivo, olhar menos para o celular, levantar menos da mesa e, quando percebe, está fazendo tudo isso mais do que nunca? 

A Técnica Pomodoro defende que as pausas são necessárias para a nossa boa produtividade no trabalho e sugere a divisão do trabalho em grupos de 25 minutos (os pomodoros), com um intervalo curto ao fim de cada pomodoro (3 a 5 minutos) e um maior a cada quatro pomodoros (15 a 30 minutos).

Você pode adaptar os tempos ao seu ritmo de trabalho e, para testar essa técnica, você só precisa de um cronômetro (seu celular certamente tem um), papel e caneta. Se fizer o tipo mais tecnológico e seu trabalho for todo no computador, há várias opções online e gratuitas

5. Tenha uma agenda

Existe um ditado da língua inglesa que diz que “o que é agendado, é feito”. Para os mais tradicionais, basta ir à papelaria mais próxima e escolher um modelo que combine com você e suas necessidades. Se você é digital e usa um e-mail Gmail, o Google Calendar é uma opção simples, segura e eficiente. Para usuários de e-mails da Microsoft, o Outlook Calendar é o serviço equivalente.

As agendas virtuais têm a vantagem de serem bastante personalizáveis, conectadas a outros serviços como o seu e-mail e você sempre estará com ela no bolso — é só baixar a versão em aplicativo para celular. Apegue-se ao hábito de agendar suas tarefas e cumprir sua agenda que só isso já é capaz de causar uma revolução na sua gestão de tempo.

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