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GTD: Conheça o método de gestão de tempo e tarefas

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A Arte de Fazer Acontecer. Esse é o título, no Brasil, do livro lançado em 2001 por David Allen, autor e coach executivo norte-americano que dedicou a maior parte da sua carreira a pensar e desenvolver estratégias de produtividade para o trabalho e a vida pessoal. A mais famosa delas, apresentada nesse livro, leva o nome de Getting Things Done, mais conhecida por aqui como Método GTD.

De 2001 para cá, o GTD se tornou uma das consagradas estratégias de gestão de tempo e controle de produtividade entre executivos de todo o mundo, o que não é pouco em uma área tão prolífica. O Método GTD e suas lições são o tema da vez aqui no Blog da FortBrasil. Confira!

O que é o método GTD?

Como comentamos, a gestão de tempos e/ou tarefas é uma área que está abarrotada de métodos, ferramentas, aplicativos e soluções que prometem colocar ordem no caos do dia a dia. O GTD ganhou popularidade por inverter um pouco da lógica comum a esses métodos e trazer um ponto de vista bastante fácil de empatizar: nosso cérebro não foi feito para guardar centenas de tarefas e prega peças na gente por isso.

Simplificando bastante, pense em uma segunda-feira que você acorda e percebe que já era para ter feito a revisão anual do seu carro. É uma segunda lotada de compromissos e não tem a menor possibilidade de você ir à concessionária naquele dia, mas mesmo assim seu cérebro passa o dia lembrando da tal revisão em momento aleatórios, como durante uma reunião importante ou uma negociação com um fornecedor. 

O GTD defende que isso — esse esforço em guardar informações — é o inimigo número um da produtividade no trabalho e propõe uma solução para esse problema.

Como o método GTD funciona?

A ideia básica do método, então, é criar uma caixa de entrada, na qual você deposite ideias, afazeres, compromissos, projetos e o que mais for, de modo a deixar a cabeça livre para, de fato, fazer o que tem de ser feito. Sem a preocupação de nos lembrarmos das coisas, conseguimos deixar nosso cérebro livre para criar, resolver e executar. Vamos à prática?

Primeiro passo: coletar

Nesse primeiro passo você deve criar sua caixa de entrada. Comece pegando um caderno, bloco de anotações ou abra um documento de texto no computador e escreva (um item por linha):

  • tarefas;
  • compromissos;
  • projetos pessoais e profissionais;
  • ideias;
  • prazos;
  • reuniões etc.

Indo um pouco além, coloque nesse documento também aspirações pessoais, como um instrumento que você gostaria de aprender; um livro que quer ler, um amigo que não vê há tempos e gostaria de mandar uma mensagem. Coloque o máximo que conseguir, esvazie a mente. 

Segundo passo: processar

Essa segunda etapa também é conhecida como “esclarecer”. É hora de dar sentido a esse caos. Comece dividindo sua caixa de entrada entre o que demanda, ou não, uma ação sua.

Para aqueles itens que não demandam uma tomada de ação, faça umas dessas três coisas:

  1. Exclua, se você achar que colocou por colocar e não vai realmente fazer aquilo.
  2. Mande para uma lista de “um dia/talvez”, se é algo que pretende realizar, mas sem prazo definido.
  3. Coloque em uma segunda lista de “referências”, se é algo que você gostaria de ter para consulta futura, como o livro que quer ler ou uma ideia que surgiu durante o passo anterior.

Volte-se, agora, para os itens que, de fato, demandam uma ação da sua parte. Se concluir que aquilo leva menos de dois minutos para ser feito, faça agora. Não faz sentido gastar tempo organizando algo que simplesmente levará menos tempo para ser resolvido.

A essa altura você terá uma lista de atividades que exigem tempo e ação. Divida-as em três grupos:

  1. Se pode ser feito por outra pessoa, delegue e coloque na lista de atividades delegadas.
  2. Se tem que ser feito por você, agende dia e hora.
  3. Se tem que ser feito por você, mas é grande demais para ser simplesmente agendado, liste como um “projeto”.

Terceiro passo: organizar

Provavelmente, chegar até esse terceiro passo já lhe permitiu ter um nível de clareza fantástico sobre suas tarefas e obrigações, mas ainda está um pouco misturado demais. Comece separando o que é pessoal daquilo que é profissional. A revisão do carro e seu sonho antigo de aprender a tocar violão vão para um lado, suas reuniões de negócio e a revisão das metas do seu planejamento estratégico para o outro.

Dentro das atividades profissionais pode ser uma ideia boa dividir entre o que é presencial e o que pode ser feito pelo computador. Pense, ainda, em outras divisões que façam sentido para você. Dentro do que é pessoal pode ser legal separar projetos em família de outros estritamente particulares, por exemplo. 

Quarto passo: revisar

Agora é a hora de realmente levar o GTD para a sua prática do dia a dia. Experimente criar o hábito de conferir sua lista profissional antes de começar o dia e coloque o foco em retirar atividades das listas, assim que elas forem executadas. Já o que for surgindo, novos afazeres e ideias, é só colocar na lista devida.

Também é importante fazer, periodicamente, uma revisão maior das suas listas. Os projetos — sejam pessoais, sejam profissionais — precisam ser transformados em atividades menores, que podem ser agendadas. Sobre o tal livro que você quer ler, por exemplo, programe-se para passar na livraria depois do trabalho.

A revisão das metas precisa começar por algum lugar (usar a ferramenta das Metas SMART pode ser uma opção).

Quinto passo: executar

Pode até ser um pouco redundante, mas é necessário fazer acontecer, executar as tarefas e projetos. Encontre prazer em retirar itens das suas listas e crie um compromisso sério e pouco negociável em cumprir a sua agenda. Com o tempo, a prática do GTD deixa de ser um compromisso a mais e passa ser um aliado da sua rotina.

Se você quiser aprender mais sobre o GTD e as ideias de David Allen, vale a pena ir atrás do livro em que ele introduziu o método. E se você gostou deste conteúdo, assine nossa newsletter e receba no seu e-mail o melhor do Blog da FortBrasil.

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