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Lista de tarefas: como usá-la para se organizar melhor no dia a dia?

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Você já acordou no meio da noite se lembrando de algo que deixou de fazer? Essa sensação é horrível, assim como sentir que sua lista de tarefas está só se acumulando e que as 24 horas de um dia não são o suficiente para você dar conta de tudo o que precisa. Se pensamentos como “não vai dar tempo” e “não consigo me organizar” estão rondando sua cabeça, então, você veio parar no lugar certo!

Cuidar da casa, de filhos, do trabalho, fazer compras e outros extras que vão aparecendo é puxado mesmo e pode deixar você cada vez mais cansado — até porque, nesses momentos, fica impossível tirar um tempinho para o lazer ou simplesmente para relaxar. Por isso, um ponto-chave na correria do dia a dia é se organizar e entender o que é prioridade e quais são seus prazos.

A produtividade aumenta demais quando você tem um planejamento pessoal e dá a cada uma de suas obrigações o tanto de esforço que elas demandam — nem mais nem menos e, principalmente, sem perder o foco. Quer aproveitar melhor seu tempo? Vem com a gente!

Por que criar uma lista de tarefas?

É muito comum se sentir perdido entre tantos afazeres e não saber dar o primeiro passo. Sem contar que essa sensação pode gerar estresse, um dos grandes inimigos do seu bem-estar. Quando você se sente sob pressão e acaba trabalhando várias horas seguidas, pode acumular exaustão, desenvolver insônia e ganhar em irritação.

É assim que a qualidade de vida acaba se perdendo. Dessa maneira, uma lista de tarefas bem organizada é essencial para você:

  • conseguir mais tempo com a família;
  • ter a chance de desenvolver seus passatempos;
  • entender o que de fato é prioridade no seu dia;
  • ganhar em tranquilidade porque está tudo marcado (sem risco de se esquecer);
  • conseguir descansar ou aproveitar os momentos de lazer;
  • ser mais produtivo nas tarefas domésticas;
  • ter a sensação de dever cumprido.

Onde criar listas?

Fazer uma lista não precisa ser uma tarefa complicada e que tome ainda mais o seu tempo. A ideia é que você visualize todas as atividades do dia para entender o que é mais urgente e o que não deve sofrer atrasos. 

Para isso, você necessita apenas de alguns minutos para se organizar e acabar ganhando demais em produtividade. A ferramenta de organização ideal para criar sua lista de tarefas é aquela que melhor funciona em sua rotina, ou seja, não adianta ter uma agenda tradicional se você só se lembra de abri-la de vez em nunca. Também é pouco funcional usar aplicativos se, toda vez que pega o celular, perde o foco olhando redes sociais. Pense nisso antes de escolher dentre as nossas sugestões abaixo, combinado?

De forma digital

Você pode fazer uma planilha no seu computador dividindo-a pelos dias da semana e ir anotando e marcando tudo no celular mesmo ou pelo notebook. Há também alguns aplicativos próprios para isso que são muito práticos. Conheça algumas ideias!

  • Google Keep: é gratuito e está disponível para quem tem conta no Gmail. É simples de usar e tem o efeito de post-its, por exemplo, para anotações e lembretes rápidos.
  • Trello: também gratuito, trabalha com o conceito de quadros, listas e cartas para você se organizar. O legal é que você pode ir arrastando os itens de acordo com o que vai fazendo. Simples e intuitivo!
  • Todoist: pode ser traduzido para o português e tem o controle de produtividade, para ir checando as tarefas feitas na semana.

No papel

A forma mais tradicional continua sendo muito eficiente! Você pode usar uma agenda, um planner ou um caderno para essa função — dividindo as páginas em sete blocos, correspondentes aos dias da semana. 

É interessante separar períodos (manhã, tarde e noite) e organizar suas obrigações por ordem de urgência, além de dar a cada uma delas a quantidade de horas ideal. Usar canetas coloridas e grifar o texto ajuda a deixar as anotações mais visíveis e torna o processo até mais prazeroso e divertido!

Quais as dicas para listas eficientes? 

Agora que você já sabe o motivo de fazer listas de tarefas e como organizá-las de forma eficiente, entenda como é possível tornar o processo melhor!

Entenda o que é prioridade

Tudo o que é urgente deve ser encarado como prioridade — entregas de trabalho, idas ao médico, serviços essenciais da casa, por exemplo. Encare logo essas obrigações para cumprir prazos e ficar com um pouco mais de tempo livre.

Registre tudo

Cada pequeno afazer merece ser anotado para você conseguir gerenciar seu tempo e, claro, não esquecê-lo, evitando acordar de madrugada lembrando do que não fez.

Reflita sobre o dia seguinte (e planeje)

Vale a pena organizar seu dia na noite anterior, ou até antes, para começar já sabendo de tudo o que você precisa fazer. Assim, é possível ter mais eficiência.

Divida grandes tarefas

Às vezes, uma tarefa maior quebrada em partes menores fica mais fácil de ser concluída. Por exemplo, você não precisa limpar a casa toda no mesmo dia — pode lavar o banheiro, depois passar aspirador, limpar janelas etc. Ao optar por esse sistema, você ganha em produtividade, uma vez que conclui várias pequenas obrigações.

Risque o que já foi feito

Primeiro, porque se trata de uma preocupação a menos na sua cabeça. Sem contar que a sensação de tirar algo da lista é muito estimulante e dá a você mais energia para concluir as próximas obrigações.

Tenha prazos realistas

Alguns compromissos são mais trabalhosos que outros — não dá para comparar pagar uma conta e ajudar os filhos a fazerem lição de casa, certo? São tarefas completamente diferentes. Por isso, estabeleça prazos reais para não fazer de qualquer jeito atividades que pedem um carinho extra.

Mescle atividades prazerosas com as mais trabalhosas

É importante intercalar funções que lhe deem prazer também, nem tudo precisa ser chato e difícil. Um dia que envolve ida ao banco e muito trabalho merece uma horinha para ficar vendo televisão com a família e recarregar as energias, que tal?

Faça rearranjos sempre que preciso

O fato de você ter organizado seu dia não quer dizer que imprevistos não vão surgir. Moral da história: é preciso ter jogo de cintura para remanejar os compromissos e dar conta das demandas mais importantes. Lembre-se de que a lista de tarefas é para ajudar, não para atrapalhar!

Não perca o foco

Uma dica importante para a produtividade é ir até o fim com os afazeres, ou seja, nada de ficar interrompendo para checar redes sociais, ver vídeos no YouTube, responder WhatsApp, pesquisar preços de algo que queira comprar etc. Quando você prolonga demais, acaba comprometendo toda a organização do dia.

Outra boa atitude quanto à sua lista de tarefas é que, caso você não tenha cumprido algo, realoque a atividade para o dia seguinte ou em outro momento da sua semana, só não vale se esquecer dela. Colocando em prática todas essas dicas, pode ter certeza de que você vai dar conta de tudo e ainda ter tempo para descansar!

Agora que você já viu como se organizar para melhorar a produtividade, é hora de entender como fazer um planejamento financeiro adequado para a sua família!

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