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Os problemas de fluxo de caixa mais comuns e como evitá-los

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Entradas e saídas, contas a pagar e a receber… O fluxo de caixa é uma das mais básicas e essenciais ferramentas contábeis: não se toca (bem) um negócio sem seu acompanhamento, e um erro aqui e outro ali pode ser fatal para a saúde financeira de uma empresa. Por isso, toda atenção a possíveis falhas de fluxo de caixa é muito bem-vinda.

O blog da FortBrasil traz para você alguns dos problemas mais comuns de fluxo de caixa e, é claro, o que você pode fazer para resolvê-los. Vem com a gente!

Desorganização

Vamos começar pelo mais comum: a falta de organização e de ferramentas de gerenciamento adequadas.

A raiz do problema pode estar, por exemplo, em realizar manualmente atividades que hoje podem ser feitas com mais segurança usando sistemas de gestão e ERPs. O fato de não usar sistemas apropriados também pode resultar em tempo perdido — e tempo é dinheiro. A dica é: automatizado é melhor que manual e um bom software é melhor que qualquer livro-caixa ou mesmo uma boa planilha.

Isso passa, também, por ter processos (quem lança o que e de que forma) e fazer do lançamento de dados o mais frequente e metódico possível. Seja tão minucioso com os pequenos lançamentos do dia a dia quanto você é com aquelas grandes saídas anuais.

Falta de categorização

Mesmo o melhor dos sistemas de gestão não resolve questões como a falta de planejamento estratégico, o não registro das atividades que não podem ser automatizadas e, algo um tanto comum, a categorização genérica de entradas e saídas.

De pouco adianta registrar tudo que entra e sai do seu caixa se, quando você sentar para analisar, categorias como “gastos diversos” e “outros” aparecerem por todos os lados. Seja sistemático, no bom sentido do termo.

Indistinção entre o pessoal e a empresa

Esse é a raiz de muitos dos problemas de pequenas e médias empresas: a total não separação entre o CPF e o CNPJ — o caixa da empresa e o bolso do empresário. Se o proprietário resolve cada contratempo financeiro pessoal com o dinheiro da empresa… Não tem como dar certo.

A dica não poderia ser outra: estipule seu pró-labore, não misture uma conta com outra e, inclusive, pense que seu perfil financeiro não precisa ser o mesmo como pessoa física e pessoa jurídica. É possível que uma mesma pessoa seja extremamente arrojada nos seus investimentos pessoais e mais conservadora com relação aos seus investimentos PJ.

Excesso de gastos

Se você estiver registrando e categorizando entradas e saídas como mandam as regras da boa gestão e, ainda assim, a conta não fecha, então é uma boa hora para analisar as saídas e se perguntar quais gastos podem ser cortados ou diminuídos (e de que maneiras).

O beabá na hora de cortar gastos é deixar por último áreas que trazem receita ao seu negócio — vendas e marketing, por exemplo. Comece olhando para o que deriva de falhas de gestão. Para um supermercado, por exemplo, isso pode estar na perda de produtos na validade, que pode ser sintoma de má gestão de estoque.

Vale olhar também para gastos menores que, somados, podem corroer seu caixa, como materiais de escritório.

Projeções pouco realistas (ou otimistas demais)

Parte de administrar o fluxo de caixa é sobre projeções (de lucro, de orçamento, de adimplência) que podem acabar não se comprovando. Erros acontecem e muitos fatores — a situação macroeconômica do país, por exemplo — estão fora do nosso controle. Mas se você estiver errando, por muito e frequentemente, é hora de rever os métodos.

Isso começa com a forma como você enxerga ativos de curto prazo que ainda não estão no bolso da firma, como compras a prazo. Se você vende com crediário próprio, é preciso colocar seus índices de inadimplência na conta. Se vende a prazo no cartão, é importante não se esquecer de que uma rotina de adiantamentos junto às operadoras custa caro ao longo do tempo. O mesmo vale para projeções superotimistas de lucro.

Operação de crédito descalibrada

Não é segredo que o poder de compra do brasileiro sofreu um achatamento desde a crise econômica que bateu forte no país em 2014. O brasileiro, que já gostava — e muito — de comprar em suaves prestações, passou a precisar mais e mais dessa solução.

O lojista, por sua vez, muitas das vezes recorre ao famoso crediário próprio para viabilizar as compras da freguesia. O ponto-chave é que uma operação como essa (em que você funciona como um banco) é bastante complexa, exige as ferramentas e os processos certos e, quando não bem calibrada, pode corroer seu caixa.

O cerne da questão é que quando você vende a prazo (em 12 vezes, vamos supor), você deixa de ter um ativo, um produto que vai, idealmente, se converter em receita ao longo de doze meses. “Idealmente”, porque inadimplência faz parte dessa equação.

Primeiramente, mantenha um acompanhamento constante do seu índice de liquidez:

  • Ativos em x dias / Passivo em x dias = Índice de liquidez corrente

Quanto maior o resultado, melhor. Menor que 1 significa incapacidade de honrar seus compromissos dentro do prazo calculado.

Além disso, uma ótima alternativa para oferecer crédito sem precisar trabalhar com crediário próprio é aceitar uma ampla gama de cartões de crédito e, também, cartões de loja, que têm ampla penetração especialmente nas classes C e D.

Por fim, se você está seguindo essas boas práticas e as contas não estão fechando, então o seu problema de fluxo de caixa pode, simplesmente, não estar em questões de gestão contábil, e sim na administração do negócio em si. Excesso de estoque e uma estratégia falha de precificação são duas raízes comuns para os problemas do pequeno ou médio empresário.

Outra dica é olhar para as dívidas: se elas estão espalhadas em pequenos empréstimos, você pode estar pagando mais juros do que precisa — e criando uma pequena grande confusão nas suas contas. Contrair dívidas, por n motivos, é algo que pode acontecer, mas renegociá-las sempre que possível é imperativo. Se puder, pegue um empréstimo único, quite o que deve e certifique-se de que está perdendo menos dinheiro com juros.

Esses são alguns dos problemas de fluxo de caixa mais comuns e as dicas da FortBrasil para resolvê-los. Se você gostou deste conteúdo, que tal ficar por dentro do melhor do blog da FortBrasil? Assine nossa newsletter e receba uma seleção exclusiva dos nossos conteúdos no seu e-mail.

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