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Produtividade no trabalho: como ter mais resultados fazendo menos esforço?

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As tarefas de rotina não param de chegar e não só você como toda a equipe estão com dificuldades para cumprir prazos, bater metas e atender às demandas com a agilidade necessária. Caso essa seja uma realidade no seu negócio, o problema pode estar na baixa produtividade.

Apesar de ser um motivo de preocupação para qualquer empresário, saiba que há solução para esse problema. Neste conteúdo, apresentamos as melhores dicas para você implementar na sua rotina e, ainda, ajudar os seus colaboradores. Continue a leitura e entenda a importância de manter a produtividade no trabalho!

As dificuldades para otimizar o uso do tempo

Manter-se focado durante todo o horário de trabalho é uma tarefa um pouco difícil — e não muito recomendada. Isso porque todos nós precisamos de alguns minutos para nos movimentar, esticar o corpo, distrair a cabeça, nos alimentar e beber água e, em seguida, voltarmos com ainda mais energia para nossas tarefas.

Porém, há alguns dias em que absolutamente nada parece dar certo e qualquer coisa pode servir de distração: até mesmo um barulho de papel saindo da impressora pode fazer com que você ou algum outro colaborador não consigam mais concluir o raciocínio que começaram. 

Em outros casos, os níveis de estresse estão muito elevados, fazendo com que o pensamento fique apenas nos problemas que precisam ser resolvidos, não nas soluções. Mas, para além dos problemas relacionados aos fatores humanos, também podemos acrescentar:

  • recursos físicos inadequados, como cadeiras pouco confortáveis;
  • ausência de tecnologias que otimizem alguns trabalhos manuais e repetitivos;
  • falta de recursos financeiros para executar projetos de forma mais ágil;
  • processos muito burocráticos;
  • qualificação profissional inadequada para executar as funções.

Essas são apenas algumas das situações que podem levar qualquer colaborador a não aproveitar o seu horário de trabalho da melhor forma possível e, consequentemente, tornar-se improdutivo. Com isso, toda a sua empresa sai perdendo, o que pode afetar diretamente o produto ou os serviços oferecidos por você.

As vantagens de ter uma equipe mais produtiva

Aprender a distribuir melhor as tarefas durante as horas do dia que você tem para se dedicar ao trabalho pode trazer benefícios não apenas para a empresa, como também para o cliente e, especialmente, para os seus funcionários. Veja a seguir quais são as principais vantagens da produtividade!

Colaboradores mais satisfeitos

Já foi comprovado, por meio de pesquisas com grandes empresas no mercado, que as equipes mais produtivas são aquelas que contam com colaboradores felizes por estarem em suas funções. Quando a sua organização consegue cumprir com todos os prazos, é sinal de que você está promovendo um bom ambiente, em que a satisfação e a retenção de talentos são prioridades.

Maior qualidade na entrega

No momento em que sua equipe consegue manter o foco nas atividades, maior se torna a chance de todos terem atenção aos detalhes e de oferecerem produtos e serviços que, de fato, geram valor para o seu cliente. Pode até ser que a sua empresa não consiga competir com os melhores preços do mercado, mas se ela busca sempre oferecer os melhores prazos e qualidade graças à produtividade, mais sucesso você terá frente à concorrência.

Mais chances para inovar

Quando a sua empresa consegue entregar mais em menos tempo, é possível ter maior espaço na rotina. Com isso, a criatividade e a inovação podem ser bem fomentadas pelos gestores, pois a equipe terá disponibilidade para implementar novidades sem comprometer outra atividade que já estava em atraso.

6 dicas para aumentar a produtividade no trabalho

Apesar de serem muitos os inimigos da eficiência e do bom rendimento, maior ainda é a quantidade de boas práticas que você e a sua equipe podem adotar para reverter um cenário de baixa produtividade. Separamos as melhores delas para implementar o quanto antes na sua vida e ensiná-las a toda sua empresa!

1. Faça um planejamento

O fato de não delimitar tudo o que precisa realizar em um dia pode diminuir a sua capacidade concluir alguma atividade. Comece se planejando semanalmente e, quando estiver mais habituado a essa prática, passe a ter esse cuidado de organizar a sua rotina todo dia. Uma boa dica é utilizar uma agenda para ajudar você nesta etapa.

2. Defina prioridades

O que você precisa fazer com mais urgência para não interromper todo um processo? Quais são as tarefas que apenas você é capaz de executar? A resposta para essas perguntas serão, provavelmente, as suas prioridades no trabalho. Ordene-as por grau de importância e aproveite para verificar se não há algo que você pode delegar para outras pessoas que estejam mais disponíveis.

3. Aproveite os momentos em que é mais produtivo

Algumas pessoas conseguem render melhor no período da manhã. Outros precisam dormir um pouco mais e só conseguem trabalhar com toda a energia na parte da tarde. Por isso, deixe as atividades com alto nível de complexidade e que exigem bastante de você para esses momentos do dia em que é muito produtivo, pois assim conseguirá dar andamento a elas com mais agilidade.

4. Use a tecnologia ao seu favor

Novos recursos tecnológicos ajudam a otimizar desde os afazeres mais simples até os mais complexos. O Google Keep é um aplicativo gratuito que permite fazer anotações e listas online, para consultá-las a qualquer hora, de qualquer lugar. Já os sistemas de gestão, que são mais robustos e exigem contratação, automatizam processos desde o RH até o setor de produção da sua empresa.

5. Aplique técnicas de gestão do tempo

A sua maior dificuldade é separar o tempo para descanso? O ideal é que comece a utilizar técnicas como a Pomodoro: a cada 25 minutos de foco em uma tarefa, você dá uma pausa de 3 a 5 minutos para descanso. Depois de completar 4 Pomodoros produtivos, com muitas tarefas finalizadas, você pode se presentear com uma pausa de 15 a 30 minutos — e depois retoma o ciclo.

6. Viva de forma saudável

Ter horas de sono de qualidade, comer bem, beber muita água e se exercitar são formas de sentir-se menos cansado e mais disposto ao longo do dia. Assim, fica muito mais fácil dedicar-se ao trabalho ou a qualquer outro compromisso que tenha!

Não é necessário viver totalmente em função das suas obrigações, mas manter o foco e aumentar a produtividade no trabalho traz benefícios não só para o desempenho individual, como também para toda a empresa. Com as dicas deste conteúdo, você e a sua equipe ficarão mais satisfeitos e felizes com os resultados!

Agora que você já sabe como ajudar o seu time a ser mais produtivo, entenda como reduzir a rotatividade de funcionários no varejo!

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