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O que é o programa 5S e como aplicá-lo no seu trabalho?

6 minutos para ler

Você já ouviu falar em Programa 5S? Esse é o nome dado a uma metodologia de organização do ambiente de trabalho. Foi criada no Japão e é utilizada em programas de gestão de qualidade de empresas ao redor do globo. Programas como o 5S remontam à reconstrução da indústria japonesa após a Segunda Guerra Mundial e estão no DNA de empresas nipônicas que mudaram a indústria para sempre, em especial a Toyota.

O nome do programa se deve às letras iniciais das cinco palavras japonesas que guiam essa metodologia:

  • Seiri: senso de utilização;
  • Seiton: senso de organização;
  • Seiso: senso de limpeza;
  • Seiketsu: senso de padronização;
  • Shitsuke: senso de disciplina.

O objetivo é a busca pela Qualidade Total. Isto é, uma gestão voltada para otimizar processos e alcançar redução de custos, com a melhor produtividade e a máxima satisfação de clientes. Tudo isso em um ambiente em que colaboradores assumam responsabilidade ativa nesse sistema. E é na relação entre o espaço de trabalho e as pessoas que entra o Programa 5S. Para entender melhor essa história, vamos passar pelos cinco pontos. Veja!

Seiri: senso de utilização

O que é constantemente utilizado deve ser de fácil acesso e o que não é não precisa estar nesse mesmo ambiente. A ideia central do primeiro S é descartar tudo aquilo que não tem uso. Cada colaborador pode começar pela própria mesa ou estação de trabalho, perguntando-se quais daqueles objetos são de uso diário e quais eles mal conseguem se lembrar da última vez em que utilizaram.

O mesmo se aplica para arquivos e pastas nos computadores. Com o tempo, é comum que arquivos sem função ou sem o devido backup se acumulem por diretórios e áreas de trabalho. Se esse for o caso, livre-se deles.

É natural que muito seja jogado no lixo nesse processo, mas é bom não confundir as coisas e desperdiçar bens que podem ser úteis para outras pessoas dentro da organização. Bem aplicado, o Seiri diminui o número de distrações e promove a realocação produtiva de maquinário, objetos e insumos.

Seiton: senso de organização

Agora, é hora de organizar ferramentas, arquivos e objetos, de modo a trazer o máximo de funcionalidade à rotina de trabalho. Cada ambiente tem suas particularidades, porém, via de regra, o Seiton nos ensina a:

  • colocar o que é usado constantemente ao alcance da mão;
  • posicionar o que é usado ocasionalmente próximo ao posto de trabalho;
  • retirar o que é usado apenas esporadicamente do ambiente de trabalho.

Para um escritório, por exemplo, isso pode ser organizado de forma que os objetos de uso ocasional fiquem expostos em estantes ou prateleiras, enquanto aqueles de uso esporádico sejam guardados em um armário. O que é usado todo o tempo pode ficar nas mesas. É importante, ainda, promover a etiquetação e a catalogação de tudo. No digital, isso pode ser traduzido em ter apenas documentos e/ou aplicações de uso intenso na área de trabalho. Os demais devem ser organizados de maneira lógica e funcional.

Seiso: senso de limpeza

Criar uma rotina de limpeza, manutenção e atenção à poluição sonora e aos maus cheiros não só aumenta a satisfação e a produtividade de colaboradores, como também age diretamente sob o nível de estresse e na prevenção de doenças.

Aqui não tem segredo: além de investir no treinamento da sua equipe dedicada à limpeza, construa uma cultura organizacional de cuidado e asseio em que todos se sintam responsáveis em zelar pelo ambiente de trabalho.

Seiketsu: senso de padronização

Na Criminologia, existe uma história que acabou conhecida como “teoria das janelas quebradas”. O nome vem de um experimento realizado na Universidade Stanford em que dois carros idênticos foram colocados em dois bairros com níveis de criminalidade distintos. No bairro mais violento, o carro possuía uma das janelas quebradas, enquanto aquele do bairro mais seguro estava intacto.

O carro com a janela quebrada foi rapidamente depenado, sendo roubado e depredado até não ter mais nada de valor. Uma semana depois, na vizinhança mais segura, o outro veículo continuava intacto, até que ele também teve uma janela quebrada. Em seguida, o mesmo processo de furto e depredação se repetiu.

A história, um pouco longa, guarda uma lição importante, aplicada amplamente na Administração Pública e que você pode levar para o seu negócio: desordem gera desordem, sujeira gera sujeira. Seiketsu é trabalhar na manutenção do que foi conquistado nos três primeiros S’s e, assim, garantir um ciclo virtuoso que se reflete, inclusive, na saúde e na aparência de funcionários.

Shitsuke: senso de disciplina

Por fim, é hora de criar mecanismos para que os sensos de utilização, organização, limpeza e padronização tornem-se elementos constituintes e indissociáveis da cultura da empresa. Em última análise, isso deve se refletir em um senso de pertencimento (o famoso ownership) e autodisciplina por parte dos colaboradores da empresa, transformando esses sensos em algo natural na rotina de colaboradores.

Como aplicar o programa 5S no seu trabalho?

Levar à prática programas como esse exige, antes de tudo, organização. A aplicação do Programa 5S deve, idealmente, ser parte do seu planejamento estratégico e, como tal, vir acompanhado de responsáveis destacados e um plano de ação estruturado, com prazos e indicadores.

É essencial, também, que todos na empresa tenham percepção de valor dos benefícios trazidos pelo programa. Especialmente nas etapas iniciais de implementação, muitas das mudanças são bastante visuais. Sendo assim, vale a pena apostar em fotos de “antes e depois” e divulgá-las nos canais de comunicação interna da empresa. Também é válido acompanhar as métricas de produtividade e buscar os números que mostram os efeitos do programa na prática.

O Programa 5S não é um fim em si mesmo e não confere certificações de órgãos públicos, mas, sim, funciona como guia para promover uma revolução de médio prazo no ambiente de trabalho. Espaços mais limpos e organizados melhoram produtividade, moral e saúde de todos que passam suas horas ali.

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